Verwerkersovereenkomst

Wanneer je FactGen gebruikt, voer je persoonsgegevens van jouw klanten in (zoals naam, adres, e-mail, KvK- en btw-nummer). Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is FactGen de verwerker. Deze overeenkomst legt de afspraken daarover vast en hoort bij de gebruiksvoorwaarden. Voor de gegevens over jouw eigen account geldt de privacyverklaring.

1. Onderwerp, aard, doel en duur

FactGen verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om de facturatiedienst te leveren: het opslaan, bewerken, genereren (PDF) en versturen van facturen, offertes en bijlagen. De verwerking duurt zo lang je een account hebt; daarna geldt artikel 9.

2. Soort gegevens en betrokkenen

• Categorieën betrokkenen: de klanten en opdrachtgevers van de verwerkingsverantwoordelijke
• Soort gegevens: naam, adres, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer en de op facturen/offertes vermelde gegevens; geen bijzondere persoonsgegevens

3. Verwerken op instructie

FactGen verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van jouw gedocumenteerde instructies — waaronder deze overeenkomst en je gebruik van de app — en niet voor eigen doeleinden, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt (dan melden we dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt).

4. Geheimhouding

Personen die namens FactGen toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

5. Beveiliging

FactGen neemt passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), waaronder:

• Afscherming van data per gebruiker op databaseniveau (row-level security)
• Versleuteld transport (TLS) en versleutelde opslag
• Toegang op basis van authenticatie; geen toegang voor onbevoegden
• Logging en foutmonitoring om incidenten te signaleren

6. Subverwerkers

Je geeft FactGen algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van de dienst. De actuele lijst (o.a. Neon, Vercel, Resend, Geoapify, Google) staat in de privacyverklaring. FactGen legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Bij een wijziging in de subverwerkers informeren we je vooraf, zodat je bezwaar kunt maken.

7. Bijstand bij rechten van betrokkenen

Krijg je een verzoek van een betrokkene (inzage, rectificatie, verwijdering, enzovoort), dan helpt FactGen je dat af te handelen — onder meer doordat je gegevens in de app kunt inzien, aanpassen, exporteren en verwijderen.

8. Datalekken en overige bijstand

Ontdekt FactGen een datalek, dan melden we dat aan jou zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 tot 48 uurna ontdekking, met de informatie die je nodig hebt om zo nodig binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens te melden. FactGen helpt je ook redelijk bij beveiliging, datalekmeldingen en eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's).

9. Teruggeven of wissen na afloop

Bij beëindiging kun je je gegevens exporteren. Daarna wist FactGen de persoonsgegevens, tenzij wetgeving bewaring vereist. Verwijder je je account in de app, dan worden je gegevens en bestanden gewist.

10. Audit

FactGen stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van art. 28 aan te tonen, en werkt mee aan redelijke audits of inspecties door jou of een door jou gemachtigde.

11. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van partijen wordt geregeld in de gebruiksvoorwaarden. [Door jurist te bevestigen/aanvullen.]

12. Duur en beëindiging

Deze overeenkomst geldt zolang FactGen voor jou persoonsgegevens verwerkt en eindigt zodra de verwerking stopt en de gegevens conform artikel 9 zijn gewist of teruggegeven.